La plataforma con la que se paga y se organiza a 2.200 profesionales de incendios forestales

El problema

GEACAM es la empresa pública que previene y combate los incendios forestales en Castilla-La Mancha. Trabajan en ella unas 2.200 personas repartidas en más de 370 unidades por las cinco provincias: retenes, autobombas, vigilancia fija y móvil, brigadas helitransportadas y emisoristas.

Para pagar a esa plantilla cada mes hay que responder bien a una pregunta: ¿quién trabajó cada día, dónde y por qué? Y no es sencillo:

• Cada unidad tiene su sistema de turnos rotativos y cada persona, su turno.
• Hay bajas, sustituciones, puestos vacantes e intercambios de días entre compañeros.
• Cada puesto exige habilitaciones concretas: no cualquiera puede conducir una autobomba o ir en un helicóptero.
• Hay horas extra en base y en incendio, de día y de noche, kilómetros, días de máquina y más de una docena de tipos de presencia.

Las cuadrillas trabajan en plena montaña, muchas veces sin cobertura, y el parte del día hay que darlo igual. Fuera de la campaña de incendios hacen trabajos de prevención en los montes, con sus propios partes. Todo eso acababa en una nómina que se cuadraba a mano, unidad por unidad.

Qué hice

Fue el primer proyecto que llevé de principio a fin: los requisitos con el cliente, la arquitectura, el desarrollo y un pequeño equipo a mi lado. Mi alcance fue la plataforma completa, con sus dos módulos, Extinción y Prevención:

• Un único cálculo de quién trabaja cada día. El sistema genera el calendario de toda la campaña a partir del patrón de turnos de cada unidad y le aplica, en orden, los cambios de turno, las sustituciones y las vacantes cubiertas. Los partes, los cambios de turno y los informes usan ese mismo cálculo, así que todos dan siempre la misma respuesta.
• Las normas, dentro del sistema. Solo se puede asignar a alguien a un puesto si tiene todas las habilitaciones que exige (hay más de 9.400 registradas). Un cambio de turno que deje un puesto sin una persona habilitada, o a alguien encadenando más días de los permitidos, no se puede registrar.
• Un parte que se revisa en lugar de rellenarse. Cuando el capataz abre el parte del día, ya trae quién debería estar, quién está de baja y quién le cubre. Solo corrige lo que cambia.
• Prevención en el mismo sistema. Más de 1.600 montes y un catálogo de partidas de trabajo, como desbroces, clareos y podas, cortafuegos o quemas prescritas, con su rendimiento estándar. Con él se calculan los jornales previstos de cada operación y se reparten entre cuadrillas. Un único registro en el monte alimenta a la vez el avance de los trabajos, la asistencia y la nómina.
• Trazabilidad de empresa pública. No se borra nada: de cada dato se sabe quién lo introdujo, quién lo cambió y cuándo. Los permisos van por pantalla y por provincia.

La app de campo, que usan los capataces y funciona sin cobertura, la desarrolló un compañero. Al recuperar la conexión envía lo registrado y recibe solo lo que ha cambiado.

Qué cambió

El parte mensual de asistencia y devengos, el documento con el que se paga a unas 2.200 personas, se genera ahora para todas las unidades de una provincia con un clic. Resuelve titulares, cambios de turno, sustituciones y días trabajados en otra unidad, y sale en Excel, en el formato oficial y con sus casillas de firma.

El ahorro es difícil de medir con exactitud, pero son cientos de horas de trabajo administrativo, sobre todo al cuadrar las nóminas. Además:

• La dirección tiene indicadores comparables entre unidades: asistencia, absentismo, horas extra y kilometraje.
• La sala de operaciones sabe quién estará de guardia un día concreto, también a futuro, con sus contactos de emergencia y sus restricciones alimentarias para la logística de un incendio.
• Las reglas del convenio y de seguridad ya no dependen de que alguien las revise a mano en cada solicitud.